בעקבות הפרק הראשון שכתבתי על ניהול זמן, שאלתם אותי: אבל איך מנהלים זמן בעבודה?
הנה 10 טיפים עיקריים שיעזרו לכם לעשות את זה, ואיך אפשר ליהנות לצד העומס.
כי למה שאהנה לבד עם כל הזמן הזה?
אני לא יודעת מה איתכם, אבל אני שומעת כמעט בכל שיחה עם חברים וקולגות על כמה הם עמוסים, כמה אין להם זמן ומילים כמו: טירוף, אטרף, טרפת, הזייה הן רק מילים שבשיגרה. שורש ט.ר.ף 😆
כל הזמן תחושת תסכול.
ואני שואלת את עצמי, איך זה יכול להיות שאני מספיקה לפחות את אותן משימות ועוד לגדל שלושה ילדים, לנהל בית והחיים עצמם?
הרי לא פחות קשה לי אובייקטיבית מכולם, לפעמים אפילו יותר.
איך אני לא מסתכלת על המשימות כעול וכמשהו מטורף אבל בעיקר איך אני מספיקה?
אז הנה איך.
בנוסף לכל הטיפים שכתבתי כאן, הנה עוד 10 טיפים ספציפיים לעבודה.
“Discipline is choosing between what you want now and what you want most ” Abraham Lincoln
1) דבר ראשון, תחליפו תקליט.
זה נכון שזה מאד נח להתלונן ולהסביר לעצמנו למה אנחנו לא עושים משהו, אבל אם אתם כאן, כנראה שאתם רוצים לנהל נכון יותר את הזמן בעבודה.
זה נכון גם שמי שמתלונן הרבה על כמה הוא לא מספיק מקבל יותר אמפתיה, אבל זה לא באמת מספק אותנו. קשה לי להאמין שבסוף יום של קיטורים, מישהו מרגיש כיף עם עצמו.
אז בלי קשר למה הספקתם ולמה לא, השפה צריכה להיות שפה של: אני יכולה, אני אוכל, אני אספיק, כן, בטח וגם: יש לי עוד רעיון. שורש י.כ.ל 😆
זו השפה שאנחנו צריכים לדבר
2) אני מגדירה לעצמי אסטרטגיה לתפקיד שלי ואיזה שהוא כוכב צפון וכל משימה שלא קשורה לפרויקט הכי חשוב שלי כרגע, לא נכנס לי ללו"ז, אלא אם כן הוא באמת קטן
3) יום בחיי נראה ככה:
אני באה בבוקר לשולחן העבודה וכותבת בדף A4 את כל המשימות שיש לי לעשות.
ואז אני לוקחת טוש זוהר ומסמנת את כל הדברים שאני חייבת לעשות היום.
למה בדף ולא ב keep או במחשב? כי מחשב לא מול העיניים ואנחנו צריכים שהדף כל היום ידבר אלינו.
(יש לי גם keep - אבל זה לדברים כלליים יותר, בהזדמנות ארחיב)
4) בכל פגישה שיש לי ומישהו אומר משהו חכם או משהו שאני צריכה לעשות, אני כותבת בדף ההוא את הדברים. אח"כ אני מעבירה אותם לתכנת המשימות שמשתמשים בה בעבודה (אתם יכולים בכל דבר שנח לכם, keep, אסאנה, אקסל, word.. זה באמת לא משנה). גם אם מישהו אומר משהו כרעיון וזה נשמע לי מדליק אבל לא רלוונטי לעכשיו, אני כותבת לי. בכל יום אני מעדכנת את הדף, עם המשימות לטווח הקצר. זה לוקח לי בדיוק דקה
5) כשיש פגישות בזום עם הרבה משתתפים והחלק שרלוונטי לעבודה שלי נגמר, אני מנצלת את הזמן הזה לעבודה, אבל אני מקשיבה במקביל. מלא זמן מבוזבז בפגישות האלו!
6) אם יש מישהו שאני תלויה בו והוא לא יכול לתת את השירות, אני אעשה ואלמד בעצמי לפחות חלק מהתפקיד.
אתם רואים קיר, תשברו אותו.
למשל, אם מתכנתים/אנליסטים כרגע עובדים על משהו אחר, עדיין אני יכולה לעשות מאמצים מרקטיאליים, אלמד תוכנה כזו או אחרת כדי לעשות לפחות חלק ממה שרציתי לעשות.
כך אנחנו מפסיקים דפוס של תסכולים ותירוצים ומקדמים עשייה. ועל הדרך גם מעשירים את עצמנו. כל זה חוסך לנו הרבה זמן
7) אם כבר מדברים על העשרה, תקדישו כל שבוע זמן להעשרה. גדול עליכם? פעם בחודש. או רק בסופ"ש. משהו.
ברגע שאתם מעשירים את עצמיכם בקורס מעניין, ספר מקצועי טוב או סתם לעבור על מה שהקולגות שלכם עושים, אתם מתעלים מעל המצב העמוס רגשית שאתם בו ומתמלאים במוטיבציה ובערך עצמי.
ככה אתם יוצאים מהמעגל של התלונות ועוברים למעגל של הניצחונות.
כך בטווח הרחוק תחסכו זמן בכך שלא תהיו תלויים באף אחד, אלא רק בעצמכם.
8) אם קורה משהו מעצבן בעבודה ואתם מאד רוצים להתעסק בזה עכשיו כי זה יושב עליכם, ובמקביל יש לכם מטרה: למשל, להיות ראש צוות עד השנה הבאה. תשאלו את עצמיכם: ללכת ולדבר על זה יקדם אותי למטרה הזו או לא? כמובן שלרב התשובה היא לא. אגב, זה skill שלמדתי לעשות רק בשנים האחרונות, אז הוא נרכש לגמרי ורואים תוצאות מיידיות
9) לא כל פלוץ צריך להריח, את זה כבר כתבתי בהקשרים אחרים. לא כל דבר שמישהו אומר אתם חייבים להגיב. גם אם באמת זה נראה כמו משפט שלקוח מתוך הספר: "המשפטים המטומטמים בתבל" או מהספר האהוב "איך למלא את החלל בבולשיט ולצאת מזה בשלום".
לא.
שיגידו.
הם ידברו ואתם תעשו
10) פחות פגישות, יותר התכתבויות. אם הפגישה יכלה להיות אימייל - עדיף. הנה מאמר על זה בדיוק.
לסיכום:
✨ תשנה גישה משורש ט.ר.פ לשורש י.כ.ל - תצאו מאיזור התלונות, עברו לשכונה של הניצחונות
✨ תגדירו אסטרטגיה לתפקיד שלכם - וכל משימה שלא קשורה לפרויקט הכי חשוב שלכם כרגע, לא נכנסת ללו"ז וכל משימה שלא קשורה לפרויקט הכי חשוב שלכם כרגע, לא נכנסת ללו"ז
✨ בילבולי מח מיותרים בעבודה - עצרו ושאלו את עצמיכם: זה מקדם אותי למטרה או לא? לא? תחזלשו את מה שרציתם לעשות
✨ תכתבו משימות לטווח קצר בדף שיהיה מולכם ומשימות לטווח ארוך בתוכנה
✨ תלמדו את עצמכם דברים לטובת העשרה ואי שחיקה וחוסר תלות באחרים ---> חיסכון של זמן בעתיד
✨ ישיבות רבות משתתפים - תעבדו במקביל
✨ לא כל פלוץ צריך להריח. לא חייבים להגיב לכולם. בזבוז זמן
✨ אם הפגישה יכלה להיות אימייל - שתהיה!
יאללה, לכו. אין זמן.